BAKANLIK TEMSİLCİSİNİN KATILACAĞI GENEL KURUL TOPLANTILARI HAKKINDA

-HUKUK BÜLTENİ-

                                               BÜLTEN TARİHİ: 13.04.2020

I. Giriş

Genel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisi bulundurmak zorunda olan şirketler, Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’in 32. maddesinde düzenlenmiştir.

Yönetmeliğin 35.maddesi uyarınca, yönetim kurulu tarafından çağrısı yapılan genel kurul toplantılarında Bakanlık Temsilcisinin bulundurulması için; yönetim kurulu üyelerinden herhangi biri tarafından veya şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınan kişilerce toplantının yer, gün ve saati bildirilmek suretiyle toplantı tarihinden en az on gün önceden bir dilekçe ile müracaat edilmelidir.

Bakanlık Temsilcisinin görev ve yetkileri ilgili yönetmeliğin 34. maddesinde düzenlenmiştir. Bakanlık Temsilcisinin zorunlu olduğu toplantılarda temsilcinin genel olarak görevi, genel kurul toplantısının yasal mevzuata uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmek, toplantının açılması, divan üyelerinin seçimi, gündem, karar nisapları gibi tüm hususlarda yasal şartları kontrol etmektir. Bakanlık Temsilcisi genel kurul toplantısının usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığına ilişkin olarak sonuç raporu hazırlayacaktır. Tescil işlemleri için yapılacak başvurularda Bakanlık Temsilcisi Sonuç Raporunun sunulması da zorunludur. Aksi halde genel kurul toplantısında alınan kararlar geçerli olmayacağı gibi tescili de yapılmayacaktır.

II. Genel Kurullarında Bakanlık Temsilcisi Bulundurmak Zorunda Olan Şirketler

İlgili Yönetmeliğin m.32/1-a fıkrasının ilk cümlesi gereğince kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın iznine tabi olan şirketlerin tüm genel kurul toplantılarında Bakanlık Temsilcisi bulundurmak zorunludur. Söz konusu şirketler, Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğ’in 5. maddesi uyarınca şunlardır; bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler, serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler.

III. Bakanlık Temsilcisinin Katılımının Zorunlu Olduğu Şirket Toplantıları

Şirket genel kurul gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları ile ilgili karar alınacaksa bakanlık temsilcisi bulunması zorunludur.

Genel kurula elektronik ortamda katılımı uygulan şirketler, yurt dışında genel kurul toplantısı yapacak şirketler, yurt dışında imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantısı yapacak şirketler bu toplantılarında Bakanlık Temsilcisi bulundurmak zorundadır.

 IV. Bakanlık Temsilcisinin Toplantılara İhtiyari Katılımı

İlgili Yönetmelik m.32/2’de Bakanlık Temsilcisinin bulunmasının zorunlu olduğu toplantılar haricinde, genel kurula çağrı yapanlar tarafından talep edilmesi ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık Temsilcisi görevlendirilecektir. Bakanlık temsilcisi ihtiyari olarak katıldığı toplantılarda da yönetmelik gereği kendisine verilen görev ve yetkiler çerçevesinde hareket edecektir. Temsilci ihtiyari olarak katıldığı toplantılar için de yine sonuç raporu hazırlayıp sunacaktır.

Bakanlık Temsilcisinin bulunmasının zorunlu olmadığı toplantılarda temsilci görevlendirilmesine ilişkin bizzat çağrı yapanlar tarafından talepte bulunulması gerekmektedir. İlgili Yönetmelik m. 32/3 gereğince, çağrı yapanlar dışındakilerin başvuruları dikkate alınmayacaktır. Ancak sermayenin en az onda birini oluşturan pay sahipleri tarafından gerekçeleri de bildirilmek suretiyle Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine dair talep, görevlendirme makamının değerlendirilmesine sunulmak üzere şirkete yapılır. Toplantıya çağıranlar tarafından bu talebin görevlendirme makamına iletilmesi zorunludur. Yönetmelik çağrı yapanlar dışındakilerden azınlık pay sahiplerinin taleplerini doğrudan olmasa da dolaylı yoldan kabul etmektedir.

V. Bakanlık Temsilcisinin Katılımının Zorunlu Olmasına Rağmen Toplantıya Katılmaması

İlgili Yönetmelik m. 32/4 “Birinci fıkrada belirtilen toplantılar ile ikinci ve üçüncü fıkralar uyarınca Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda, Bakanlık temsilcisinin yokluğunda alınan kararlar geçerli değildir.” şeklinde düzenlenmiştir.

Yönetmelikte açıkça düzenlendiği üzere Bakanlık Temsilcisinin katılımının zorunlu olduğu halde katılmadığı toplantıların geçerli olmayacağı düzenlenmiştir. Bu düzenlemeye göre Bakanlık Temsilcisinin katılmadığı toplantılarda mevzuattaki geçerlilik şartı yerine getirilmediğinden bu toplantılarda alınan kararlar hiç doğmamış kabul edilecek olup yok hükmündedir.

Türk Ticaret Kanunu m. 422/1 son cümle “…Tutanak, toplantı başkanlığı ve Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır; aksi hâlde geçersizdir.” şeklinde düzenlenmiştir. TTK’da yer alan düzenlemeye göre Bakanlık Temsilcisinin zorunlu olarak katıldığı toplantılarda toplantı tutanağını imzalaması gerektiği aksi halde tutanağın dolayısıyla toplantıda alınan kararlar geçersizdir.

Bu halde genel kurul toplantısına Bakanlık temsilcisi katılmışsa, tutanağın bu temsilci tarafından da imzalanması zorunludur. İmzalanmayan tutanaklar ise yok hükmündedir. Yok hükmünde olan bu karar hiçbir hukuki etki ve sonuç doğurmaz. Menfaati bulunan tüm ilgililer herhangi bir süre teşkil etmeksizin şirket merkezinin bulunduğu yer Asliye Ticaret Mahkemesinde söz konusu toplantının batıl olduğunun tespiti için dava açabilir.[1] TTK’da genel kurul kararlarının butlan ve iptal edilebilirlik halleri düzenlenmişken yokluğa yer verilmemiştir. Bu kapsamda yok hükmündeki karar ve işlemler hakkında TTK’nın 447. maddesinde düzenlenen butlan hükümlerinin uygulanması gerekir.[2]

Yargıtay da, kararların varlığını toplantı tutanağının varlığına bağlamıştır. Yargıtay 11. HD 11.03.1999 Tarihli ve E: 6985, K: 2088 sayılı, 7.3.2005 Tarihli ve E: 5238, K: 2088 sayılı kararları bu yöndedir.[3]

VI. Sonuç ve Değerlendirme

Bakanlık Temsilcisinin katılımının zorunlu olduğu toplantılarda Bakanlık Temsilcisi bulunması alınan kararların geçerli olması için yasal bir zorunluluk teşkil etmektedir. İlgili Yönetmelikte de zorunlu olduğu halde Bakanlık Temsilcisi bulunmayan genel kurul kararlarının geçerli olmayacağı açıkça düzenlenmiştir. Bu geçersizlik hali alınan yapılan toplantıların ve alınan kararların hukuken yoklukla sakat olduğu anlamını taşımaktadır. Bakanlık Temsilcisi bulunmasının zorunlu olduğu toplantılar haricinde, genel kurula çağrı yapanlar tarafından talep edilmesi ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde ihtiyari olarak toplantılarda bulunabilir.

Saygılarımızla

Forensis Hukuk Bürosu

Not: Bültenimizde yer verilen açıklamalar, ilgili mevzuat çerçevesinde konuyu genel hatlarıyla ele alır tarzda hazırlanmıştır. Size özel detaylı bilgi için bir hukuk bürosu ile bağlantıya geçmenizi tavsiye ederiz.                                    .