KOOPBİS (KOOPERATİF BİLGİ SİSTEMİ) HAKKINDA

-HUKUK BÜLTENİ-

                                               BÜLTEN TARİHİ: 26/09/2022

I. KOOPBİS (Kooperatif Bilgi Sistemi) Nedir?

Ticaret Bakanlığı’nın Teşkilat ve Görevlerine ilişkin 640 sayılı KHK ile kooperatifçilik sektörüne daha iyi hizmet sunabilmek için “Kooperatif bilgi ve denetim sistemini kurmak ve işletmek” şeklinde bir göreve yer verilmiştir. Bu kapsamda KOOPBİS kurulmuştur. KOOPBİS’in açılımı Kooperatif Bilgi Sistemi’dir. KOOPBİS sistemi tüm kooperatiflerin, kooperatifçilik hizmetlerine elektronik ortamda erişebildiği ve merkezi veri tabanının yönetildiği sistemdir. KOOPBİS’e erişim e-Devlet Kapısı üzerinden gerçekleştirilir.

Özetle: KOOPBİS, E-Devlet üzerinden erişilebilen bir sistem olup bu sistemle kooperatifçilik hizmetlerine erişim sağlanır.

II. KOOPBİS’in Amacı

KOOPBİS’in amacı:

• Denetim,
• İstatistik üretme,
• Hizmetlerde otomasyonu arttırma,
• Ülke kooperatifçiliğinin geliştirilmesi
• Kooperatif ortaklarının haklarının korunması şeklindedir

Açıklama: Kooperatifçilik hizmetlerini elektronik ortama taşıyan bu sistem kooperatiflerin denetimini kolaylaştırır ve çeşitli istatistikleri de sağlayarak daha verimli kooperatifçilik hizmetlerinin oluşturulmasına katkı sunar. Sistem içindeki veriler sayesinde kooperatifler hakkında sağlıklı bilgi edinilmesini de sağlayarak kooperatiflerle ilgili işlem yapacak kimselerin hukuki güvenliğinin artırılmasını sağlar.

III. KOOPBİS’te Kayıt Altına Alınan Bilgiler

KOOPBİS'te

• Kooperatiflerin ticaret sicili kayıtları,
• Finansal tabloları,
• Gayrimenkul durumları,
• Yönetim kurulu ve denetçi raporları,
• Genel kurul toplantı evrakı
• Ortakların bilgileri kayıt altına alınır.

Özetle: KOOPBİS’te kooperatif hakkındaki önemli ekonomik ve idari bilgiler tutulur.

IV. KOOPBİS Yetkilisi Kimdir, Kimler KOOPBİS Yetkilisi Olabilir?

Kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından kooperatif yönetim kurulu üyeleri sorumludur.

Özetle: Yönetim kurulu üyeleri kooperatife ilişkin idari ve ekonomik bilgileri zamanında işlemek ve güncel tutmaktan sorumludur. KOOPBİS verilerini işlemek üzere dışarıdan birisine yetki verilebilir. Bu durumda da yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğu devam eder.

V. KOOPBİS Yetkilisinin Görev ve Sorumlulukları

KOOPBİS yetkilisi;

a) Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,

b) Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’te ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,

c) Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,

ç) Tarım satış kooperatiflerinde genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listenin KOOPBİS’te üretilebilmesi için genel kurul toplantı tarihinden en az yirmi gün önce gerekli diğer verilerin girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak,

d) Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlemek,

e) Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazırun cetveli, genel durum bildirim formu gibi belgeleri, toplantıyı takip eden on beş gün içerisinde KOOPBİS’e yüklemek,

f) Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç on beş gün içinde İl Müdürlüğüne bildirmek,

g) Kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, en geç ortaklığa kabul tarihinden sonra yapılacak ilk genel kurul toplantı tarihine kadar, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına okutmak, imzalatmak ve arşivlemek,

ğ) KOOPBİS’te gerekli diğer güncellemeleri gerçekleştirmek ve yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak,

ile görevli ve sorumludur.

KOOPBİS yetkilileri; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu ve denetçi raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine, gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgilerini ve gerekli diğer bilgileri KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde KOOPBİS’e aktarır.

KOOPBİS yetkilileri aydınlatma metnini, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına, KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içerisinde okutur, imzalatır ve arşivler.

Özetle: KOOPBİS yetkilileri yönetmelikte belirtilen verileri süresinde sisteme girmelidir. Yetkililer gerekli bilgileri KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde KOOPBİS’e aktarır.

VI. Ortakların KOOPBİS’e Erişimi

• Kooperatif ortakları; yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetçilerin tanzim edecekleri raporları genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün öncesinden itibaren KOOPBİS’ten inceleyebilir.
• Kooperatif ortakları, genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösterir listeye KOOPBİS üzerinden erişebilir.
• Kooperatif ortakları ayrıca; ortağı olduğu kooperatiflerin adres, iletişim bilgileri, ticaret sicili kayıtları, gayrimenkul durumu, genel kurul toplantı evrakı, yetkili yönetim, denetim, tasfiye kurulu üyelerinin ve kooperatifin diğer ortaklarının kimler olduğuna dair bilgilere KOOPBİS üzerinden erişebilir.

Yayınlanan kooperatifçilik istatistiklerine ve kooperatiflerin temel bilgilerine KOOPBİS üzerinden erişilebilir. Gerçek kişiler, kendilerini ilgilendiren KOOPBİS verilerini bilgi edinme hakkı çerçevesinde talep edebilir.

Özetle: Ortaklar KOOPBİS üzerinden kooperatifle ilgili verilere ulaşabilirler. Kooperatif ortağı olmadan da KOOPBİS verilerine ulaşmak mümkündür fakat bunun için istenen verinin gerçek kişinin kendisini ilgilendirmesi lazımdır.

VII. İdari Para Cezasını Gerektiren Haller

• KOOPBİS yetkilisinin görev ve sorumluluklarına aykırı hareket eden yönetim kurulu üyelerinin her biri, her bir yükümlülük için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.
• Yönetim kurulu üyelerinin her biri; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine, gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgilerini ve gerekli tüm bilgileri KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde KOOPBİS’e aktarmamaları halinde, aktarımı gerçekleşmeyen her bir kalem için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.
• Aynı denetim kapsamında aynı kişiye verilebilecek idari para cezalarının toplam tutarı on bin Türk lirasını geçemez.
• İdarî para cezaları her takvim yılı başından geçerli olmak üzere o yıl için tespit ve ilân edilen yeniden değerleme oranında artırılarak uygulanır.
• İdari para cezaları, tebliğ tarihinden itibaren bir ay içinde ödenir.

Özetle: KOOPBİS Yönetmeliği çerçevesinde yüklenen sorumlulukları yerine getirmemenin cezaları vardır. Bu sorumluluklar yerine getirilmediği takdirde idari para cezası kesilir. Kesilen cezalar tebliğ tarihinden itibaren 1 ay içinde ödenir.

Saygılarımızla

Forensis Hukuk Bürosu

Not: Bültenimizde yer verilen açıklamalar, ilgili mevzuat çerçevesinde konuyu genel hatlarıyla ele alır tarzda hazırlanmıştır. Size özel detaylı bilgi için bir hukuk bürosuyla bağlantıya geçmenizi tavsiye ederiz.

Bültene PDF formatında ulaşmak için tıklayınız...