TİCARİ DEFTERLERİN ZIYAI VE SONUÇLARI HAKKINDA

-HUKUK BÜLTENİ-

                                               BÜLTEN TARİHİ: 08/12/2020

1) GİRİŞ

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (“TTK”) tacir olmayan bağlanan hüküm ve sonuçlardan birisi de ticari defter tutma zorunluluğu ile Kanun’da belirtilen ticari defter ve belgeleri belirli bir süreyle muhafaza etme zorunluluğudur. Ancak ticaret defter ve belgelerin öngörülen sürelerle muhafazası, doğal afetler ve hırsızlık gibi bazı dış etkenler sebebiyle her zaman mümkün olmamaktadır. Ticari defter ve belgelerin zayi olması halinde, TTK md. 82/7’de düzenlenmiş olan zayi davası gündeme gelecektir. Zira bu belge alınmadığı takdirde defter ve belgelerin zıyaı söz konusu tacir açısından usul hukuku, vergi hukuku ve ceza hukuku başta olmak üzere farklı hukuki boyutlarda olumsuz sonuçlara yol açacaktır. Bu çalışmada, zayi davası ile ticari defter ve belgelerin zıyaı hüküm ve sonuçlarıyla ele alınacaktır.

2) TİCARİ DEFTER TUTMA VE SAKLAMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ   

TTK’nın 64/1. maddesi uyarınca “her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır.” Yine aynı maddenin ikinci fıkrası saklama yükümlülüğünü ticari belgeler açısından da genişleterek “tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.” şeklinde düzenlenmiştir. Dolayısıyla tacir, ticari işlemlerin kurulmasına, icrasına veya iptaline ilişkin olmakla birlikte ticari defterlerin anlaşılması ve düzenlenmesi için gerekli olan her türlü belgeyi saklamakla yükümlüdür[1]. Defter ve belgelerin saklama süresi 10 (on) yıl olarak belirlenmiştir (TTK md. 82/5). Bu sürenin bitiminde defter ve belgelerin imhası tacir açısından herhangi bir dezavantajlı durum yaratmayacaktır.

Defter ve belgelerin 10 yıllık süre içerisinde zarara uğrayarak zayi olması durumunda izlenmesi gereken yol TTK’nın 82/7. maddesinde;

“Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.”

olarak açıklanmaktadır. Toparlayacak olursak söz konusu dava, yalnızca tacirler tarafından açılabilmektedir; kişinin esnaf faaliyeti yürüttüğü anlaşıldığı takdirde aktif husumet ehliyeti yokluğundan reddedilecektir[2]. Yine zayi belgesi talebi,  15 (on beş) günlük hak düşürücü süreye tabi, tespit davası niteliğinde olan hasımsız bir davadır. 15 günlük hak düşürücü süre, haklarında zayi kararı istenen belgelerin kurtarılması için yapılan çalışmalardan bir sonuç alınamayacağının, başka bir ifadeyle zıyaın kesin olarak öğrenildiği tarihten itibaren başlar[3].  Dava, ticari işletmenin bulunduğu yer Asliye Ticaret Mahkemesi nezdinde açılır. Mahkeme tarafından verilecek hüküm bir tespit hükmü niteliğinde olacağından kesin delil teşkil etmez ve aksi her zaman ispat edilebilir[4].

TTK uyarınca gerçek ve tüzel kişi tacirlerin basiretli bir tacir gibi davranma yükümlülüğü olduğu için Kanun’da zayi başvurusu sebepleri yalnızca doğal afetler ve hırsızlık benzeri durumları içine alacak şekilde belirlenmiştir. Bu nedenle tacirin zayi belgesi talep edebilmesi için basiretli bir tacir gibi davranmasına rağmen defter ve belgelerin tacirin kusurundan kaynaklanmayan bir şekilde zarar görmüş/kaybolmuş olması gerekir. Burada kastedilen kusur, defterlerin muhafazasıyla ilgili bir kusurdur, örneğin fişin prizde takılı bırakılması sebebiyle yangın çıkması gibi bir “genel kusur”un varlığı zayi belgesi talebine halel getirmeyecektir[5]. Diğer yandan ticari defterlerin aracın arka camının kırılması suretiyle çalınması konulu bir zayi davasında Yargıtay, defterlerin dışarıdan görünecek şekilde bırakılması nedeniyle gerekli özen ve ihtimamın gösterilmediğine hükmetmiş ve davayı reddetmiştir[6]. Ticari evrakların ne şekilde kaybolduğunun açıklanamadığı bir başka davada da Yargıtay, TTK’da öngörülen şartların oluşmadığı gerekçesiyle dava şartı yokluğundan reddine karar vermiştir[7].

Zayi davasıyla ilgili bir diğer önemli husus da hangi tür defter ve belgelerle ilgili zayi belgesi talebinde bulunulabileceğiyle ilgilidir. TTTK md. 82/7, bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgelerden bahsetmektedir. Bu nedenle, hakkında zayi belgesi alınabileceği belirtilenler, usulüne uygun tutulmuş ticari defterler ile ticari işlemlerin kurulmasına, icrasına veya iptaline ilişkin ticari belgelerdir[8]. Zayi belgesi verilmesinin ispat hukuku açısından sonuçları olduğu için yalnızca TTK uyarınca ispata elverişli ticari defterler için zayi belgesi verilebilecektir. Dolayısıyla, TTK’nın 64’üncü maddesi uyarınca, Kanun uyarınca tutulması zorunlu olan defterlerin üçüncü kişi uzmanlara makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulması önem arz ettiği gibi, noter onaylı olmayan, açılış ve kapanışları usulüne uygun yapılmayan defterler için talepte bulunulamaz. Benzer şekilde, bir ticari işlemin kurulması, icrası ya da iptaliyle ilgili olmayan, ticari defterlerin anlaşılmasında fayda sağlamayan boş fatura gibi ticari belgeler için de zayi belgesi talebi kabul görmemektedir[9].

Tüm bu açıklamalar ışığında, zayi belgesi talebiyle mahkemeye başvurulacağı takdirde, talebe konu defter ve belgelerin dökümü listeler (ait oldukları yıllar, seri no, fatura no v.b.) ayrıntılı şekilde belirtilmeli, olayı tevsik eden tespit raporu, ekspertiz raporu, itfaiye raporu, karakol tutanağı gibi belgeler de temin edilebildiği ölçüde dilekçe ekinde sunulmalıdır.

3) ZAYİ BELGESİNİN HUKUKİ SONUÇLARI

Zayi olan ticari defter ve belgelerle alakalı olarak zayi belgesi alınmasının veya tam tersi alınamamasının vergi hukuku, usul hukuku ve ceza hukuku açısından önemli hüküm ve sonuçları bulunmaktadır.

a) Vergi Hukuku Açısından: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun (“VUK”) 30’uncu maddesinin 2’nci fıkrası uyarınca ticari defter ve belgelerin incelemeye yetkili olan kişi veya kurumlara ibraz edilememesi re’sen vergi tarhı sebebi olarak düzenlenmiştir. VUK md. 359 (a)/2 maddesinde ise vergi kanunlarına göre tutulan veya düzenlenen ve saklanma ve ibraz mecburiyeti bulunan defter, kayıt ve belgeleri tahrif edenler veya gizleyenler veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenleyenler veya bu belgeleri kullananlar hakkında on sekiz aydan üç yıla kadar hapis cezasına hükmolunacağı, varlığı noter tasdik kayıtları veya sair suretlerle sabit olduğu halde, inceleme sırasında vergi incelemesine yetkili kimselere defter ve belgelerin ibraz edilmemesinin ilgili fıkra hükmünün uygulanmasında gizleme olarak kabul edileceği öngörülmüştür.

Ek olarak, ticari defter ve belgelerin vergi incelemesine yetkili olanlara ibraz etmeyenlere VUK’un mükerrer 355’inci maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezası kesilebilecektir. Benzer şekilde 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu hükümleri uyarınca, incelemeye ibraz edilmeyen defterlerin ilgili bulunduğu KDV dönemlerinde indirim konusu yapılan KDV tutarları reddedilerek KDV borcu çıkan dönemlerle ilgili olarak cezalı vergi tarhiyatı uygulanacaktır[10].

b) Usul Hukuku Açısından: 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun (“HMK”) 219’uncu maddesi uyarınca tarafların veya karşı tarafın delil olarak dayandığı ticari defter ve belgeleri mahkemeye ibraz etme yükümlülükleri bulunmaktadır. Söz konusu defter ve belgelerin zayi olduğunu iddia edilse de zayi belgesi olmadığı takdirde bu iddia mahkeme tarafından dikkate alınmayacaktır. Bu durumda, tacir yükümlülüklerini açıkça ihlal etmiş sayılacağından “yemin”le ispatın da söz konusu olamayacağı, mahkemenin duruma göre defter ve belge içeriği hususunda karşı tarafın beyanını esas alabileceği doktrinde kabul edilmektedir[11].

TTK’nın “Hukuki Uyuşmazlıklarda İbraz” başlıklı 83’üncü maddesi de ticari uyuşmazlıklarda mahkemenin, yabancı gerçek veya tüzel kişi bile olsalar, tarafların ticari defterlerinin ibrazına, resen veya taraflardan birinin istemi üzerine karar verebileceğini düzenlemekte ve HMK’ya atıf yapmaktadır. Zayi belgesi alan tacir, ibraz yükümlülüğünden kurtulacak, hatta ve hatta karşı taraf delillerini yalnızca zayi olan belgelere dayandırmış ise davasını ispat olanağından yoksun kalacaktır. Ancak diğer yandan, uyuşmazlıktaki ispat yükünün zayi belgesi alan tarafta olduğu durumlarda artık zayi olan defter ve belgelerden faydalanılamayacağı için iddiaların başka vasıtalarla ispatı gerekecektir.

4) SONUÇ 

Ticari defter ve belgelerin; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zayi olması durumunda derhal zayi olan defter ve belgelerin dökümünü çıkartmak, olaylarla ilgili rapor ve tutanakları zamanında düzenlemek büyük önem taşımaktadır. Hak düşürücü sürenin geçmesi, zayi olan belgelerin künyesinin açık şekilde belirtilememesi veya zıyaa sebep olan olayın tacirin kusuru olmaksızın gerçekleştiği ispatlanamaması halinde zayi belgesi talebi mahkemece kabul görmeyecektir. Bu durumda da vergi ve ceza hukuku açısından ciddi yaptırımlar söz konusu olabilecek; muhtemel hukuki uyuşmazlıklar açısından da ispat yönünden problemler ortaya çıkabilecektir.

Saygılarımızla

 Forensis Hukuk Bürosu

Not: Bültenimizde yer verilen açıklamalar, ilgili mevzuat çerçevesinde konuyu genel hatlarıyla ele alır tarzda hazırlanmıştır. Size özel detaylı bilgi için bir hukuk bürosuyla bağlantıya geçmenizi tavsiye ederiz.