VERİ SORUMLULARI SİCİLİNE (VERBİS) KAYIT SÜRELERİNİN UZATILMASI HAKKINDA

-HUKUK BÜLTENİ-

                                               BÜLTEN TARİHİ: 25/06/2020

I. GİRİŞ

Kişisel verilerin korunması hukuku dünyada olduğu gibi ülkemizde de gelişim göstermektedir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ikincil mevzuat ile bu alanda düzenlemeler yapılmıştır ve yapılmaya devam etmektedir. Bunlara ek olarak Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (“Kurul”) verdiği kararlar da uygulamada yol gösterici olmaktadır.

Kişisel verilerin korunmasındaki en önemli aşamalardan biri de KVKK’nun 16. maddesinde düzenlenen Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıttır. Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce VERBİS’e kaydolmak zorundadır. Kurul tarafından, VERBİS’e kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir.

VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmemesi halinde yüksek miktarda cezalar söz konusu olduğundan kayıt yükümlülüğüne ilişkin süreler Kurul tarafından daha önce uzatılmıştır. Daha önce farklı nedenlerle uzatılan süre; Covid-19 virüs salgını nedeniyle bazı işyerlerinin fiziksel olarak kapalı olduğu veya uzaktan/ dönüşümlü çalışma modeli uygulandığı gerekçeleriyle Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) ile muhtelif sektör temsilcileri tarafından intikal ettirilen taleplerin değerlendirilmesi neticesinde Kurul’un 23/06/2020 tarihli ve 2020/482[1] sayılı Kararı ile tekrar uzatılmıştır. Karar 25 Haziran 2020 tarihli ve 31166 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

II. VERBİS KAYIT SÜRECİ

KVKK kapsamında VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumluları şu şekildedir:

1) Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları,

2) Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları,

3) Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’ den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları,

4) Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları.

Kurul’un 2019/387 sayılı[2] süre uzatımına ilişkin karar özetinde de zikredildiği üzere veri sorumlularına, KVKK ile VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğü getirilmiş olmasının amacı;

• Kişisel verilerin işlenmesinde şeffaflığın,

• Kişisel verilerin gelişigüzel işlenmesinin önüne geçilerek bu alanda veri sorumlularının kişisel veri işlemesi faaliyetlerinin disiplin altına alınmasının,
• Kişisel verilerin korunması alanında toplumun tüm kesimlerinde kültür ve farkındalık oluşmasının, veri sorumlularının kişisel verisini işlediği kişilere hesap verebilmesinin,
• Veri sorumlularının KVKK’ya uyumunun,
• İstisna kapsamında olmayan tüm veri sorumlularının Sicile kaydolmasının
•  

Bu amaçlardan da anlaşılacağı üzere VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğü, sadece süresinde VERBİS’e kayıt olunmasını değil, bununla birlikte VERBİS’e beyan edilen bilgilerin tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini kapsayacak şekilde doğru, güncel ve güvenilir bilgilerin de beyan edilmesini kapsamaktadır.

Kurul’un 23/06/2020 tarihli ve 2020/482 sayılı Kararı ile;

1) Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının VERBİS’e kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 30.09.2020 tarihine,

2) Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının VERBİS’e kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 30.09.2020 tarihine,

3) Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’ den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının VERBİS’e kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 31.03.2021 tarihine,

4) Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularının VERBİS’e kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 31.03.2021 tarihine, kadar uzatılmasına karar verilmiştir.

III. SONUÇ

Kurul’un VERBİS’e kayıt sürecini daha önce ertelemesindeki karar özetlerinde de yer aldığı üzere amaç; kişisel veri işleme envanteri hazırlamadan gelişigüzel kayıt ve bildirim gerçekleştirilmemesi ve VERBİS’e girilmiş olan bilgilerde herhangi bir hata veya KVKK’ya  aykırılık varsa bu durumun bir an önce düzeltilmesi için gerekli çalışmaların yapılabilmesinin temini olmuştur. 23.06.2020 tarihli ertelemedeki amaç da yine Covid-19 virüs salgını nedeniyle bazı işyerlerinin fiziksel olarak kapalı olması veya uzaktan/ dönüşümlü çalışma modeli uygulanması nedenleriyle kişisel veri işleme envanteri hazırlama çalışmalarını yürütemeyen veri sorumlularına ek süre tanımaktır.

Görüldüğü üzere VERBİS’e kayıt süreci kullanıcı adı ve parola oluşturmak gibi tek bir basamaktan oluşmamaktadır ve teknik bilgiyi haiz uzmanlarca yürütülmesi gereken bir süreci ifade etmektedir. Veri sorumlularınca VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğü yerine getirilirken öncelikle kişisel veri işlenmekte olan tüm süreçleri içerecek şekilde kişisel veri işleme envanteri hazırlanmalı ve VERBİS’e bildirimde bulunulurken söz konusu envanter baz alınarak giriş yapılmalıdır.

23/06/2020 tarihli duyuru ile farklı tür veri sorumluları için kayıt sürecinin sona erme tarihlerinin farklı olduğuna dikkat edilmelidir. Bu tarihler sona ermeden veri sorumluları tarafından titizlikle çalışma yürütülmeli ve VERBİS’e kayıt gerçekleştirilmelidir. Aksi halde veri sorumluları yüksek miktarda cezalarla karşılaşabilecektir.

Saygılarımızla

Forensis Hukuk Bürosu

Not: Bültenimizde yer verilen açıklamalar, ilgili mevzuat çerçevesinde konuyu genel hatlarıyla ele alır tarzda hazırlanmıştır. Size özel detaylı bilgi için bir hukuk bürosuyla bağlantıya geçmenizi tavsiye ederiz.